Groupes en Hôtellerie :
Objectif Rentabilité
19 février 2025
L’accueil de groupes dans l’hôtellerie est souvent perçu comme une solution pour combler les périodes creuses. Pourtant, une approche structurée, basée sur des calculs précis et une analyse data-driven, permet d’en faire un levier de profitabilité majeur, y compris en haute saison. Dans cet article, nous détaillons les formules incontournables (comme le coût de déplacement), les outils pratiques, et les bonnes pratiques pour transformer chaque demande de groupe en opportunité rentable.
Voici comment optimiser votre tarification groupes pour maximiser votre chiffre d’affaires sans compromettre votre rentabilité.
- Pourquoi les Groupes Méritent une Stratégie Dédiée ?
- Les 3 étapes Clés à vérifier Avant d’Accepter un Groupe
- Techniques Avancées pour une Tarification Optimale
- Méthodologie : 5 Étapes pour Fixer le Juste Prix
- Les Pièges à Éviter
- Pourquoi les Groupes Méritent une Stratégie Dédiée ?
Les groupes représentent bien plus qu’une occupation de chambres : ils impactent la trésorerie, la marge opérationnelle, et l’équilibre entre les segments clients. Accepter un groupe sans évaluer son revenu incrémental (revenu supplémentaire généré) et son coût de déplacement (manque à gagner lié au refus d’autres clients) peut mener à des pertes insoupçonnées.
Il ne s’agit pas simplement d’un « remplissage » : cela peut représenter une opportunité de stabiliser vos revenus, d’optimiser l’occupation, et de générer des synergies avec d’autres services (salles de réunion, restauration, etc.).
Cependant, accepter un groupe sans analyse préalable peut diluer votre profit, surtout si cela implique de refuser des clients individuels plus rentables. Tout dépend de la capacité, de la période demandée par le groupe et du budget annoncé par ce dernier s’il y lieu.
Pour mieux comprendre, un exemple :
Un hôtel 4 étoiles reçoit une demande de groupe de 50 chambres à 100 €/nuit en période de salon professionnel.
Sans analyse, il accepterait un revenu de 5 000 €.
Mais en calculant le coût de déplacement (les 50 chambres auraient pu être vendues à 180 €/nuit à des individuels), le manque à gagner est de 4 000 € (50 x (180 € – 100 €)).
Le groupe doit donc générer au moins 9 000 € (5 000 € + 4 000 €) pour être rentable.
2. Les 3 étapes Clés à vérifier Avant d’Accepter un Groupe
Pour éviter les décisions impulsives, intégrez ces 3 réflexions à votre processus :
1. Quel chiffre d’affaires incrémental le groupe va-t-il générer ?
Le revenu incrémental correspond à l’augmentation du chiffre d’affaires résultant de la réservation d’un groupe. Il permet d’évaluer l’impact direct des réservations groupées sur le revenu global de l’établissement.
– Calculez le revenu total (chambres, restauration, services annexes).
– Comparez-le à votre prévision de revenus sans ce groupe.
– Outils : Utilisez des modèles Excel pour simuler différents scénarios (tarifs, durée, occupation).
Formule de calcul :
Revenu Incrémental = (Nombre de chambres × Tarif groupe) + Revenus annexes (restauration, spa, etc.)
Exemple :
Prenons l’exemple d’un hôtel où le tarif moyen des chambres individuelles est de 1 200 MAD par nuit. Un groupe négocie un tarif réduit à 1 000 MAD pour 20 chambres.
Dans ce cas, le revenu incrémental est négatif, ce qui indique une perte théorique de 4 000 MAD par rapport aux ventes individuelles. Cependant, ce calcul doit être mis en perspective avec les autres coûts et bénéfices de la réservation du groupe.
2. Quelles charges supplémentaires allez-vous supporter ?
Ici nous abordons la notion de Coût de Déplacement.
Le coût de déplacement mesure la différence entre le coût d’opportunité d’une vente individuelle et celui d’une vente de groupe. Il aide à déterminer si l’hôtel fait un compromis financier justifié. Pour le calculer, il est nécessaire d’intégrer les couts supplémentaires relatifs à l’accueil de ce groupe comme la main-d’œuvre supplémentaire, le nettoyage intensif, et la consommation d’énergie. Un groupe n’est rentable que si son revenu dépasse ces charges + votre seuil de profit .
Formule de calcul :
Coût de Déplacement = (Tarif moyen individuel–Tarif groupe) × Nombre de chambres réservées
Exemple et Explication :
Si l’hôtel vend une chambre individuelle à 1 200 MAD, mais qu’il la vend à un groupe à 1 000 MAD, il perd théoriquement 200 MAD par chambre. Cependant, l’hôtel économise sur certains coûts, comme le marketing et les frais administratifs, et assure une occupation garantie.
Si ces économies s’élèvent à 100 MAD par chambre, le coût de déplacement réel devient une perte de 100 MAD par chambre pour garantir un volume de ventes important.
3. Quel segment allez-vous délaisser, et à quel coût ?
Ici, il est question de La marge de contribution qui est l’indicateur clé pour évaluer la rentabilité réelle d’un groupe en tenant compte à la fois des revenus générés et des coûts associés.
Formule de calcul :
Marge de Contribution = Revenu Incrémental – (Coûts variables + Coût de Déplacement)
Exemple :
Si le coût variable par chambre (ménage, linge, électricité) est de 400 MAD, et que le tarif du groupe est 1 000 MAD / nuit, alors la marge de contribution par chambre est :
1000 – 400 = 600 MAD
Pour 20 chambres, la marge totale s’élève à :
600 X 20 = 12 000 MAD
Ce résultat montre que malgré la réduction tarifaire, l’hôtel dégagera une marge positive.
3. Techniques Avancées pour une Tarification Optimale
Le Dynamic Pricing Adapté aux Groupes
Le Dynamic Pricing (tarification dynamique) permet d’ajuster les tarifs en temps réel en fonction de divers facteurs influençant l’offre et la demande. Contrairement à une tarification fixe, cette méthode permet aux hôteliers d’optimiser leur RevPAR (Revenue per Available Room) en maximisant le chiffre d’affaires généré par les réservations de groupes.
Les Principes Clés du Dynamic Pricing pour les Groupes
L’application du Dynamic Pricing pour les groupes repose sur l’analyse et l’ajustement des tarifs en fonction des éléments suivants :
- La demande actuelle : Plus le taux d’occupation est élevé, plus le tarif appliqué aux groupes peut être ajusté à la hausse.
- Les événements locaux : Congrès, salons professionnels, festivals, mariages ou compétitions sportives peuvent justifier une augmentation tarifaire.
- Les prix pratiqués par la concurrence : Suivre les tarifs des hôtels concurrents permet de rester compétitif sans sous-évaluer ou surévaluer son offre.
- L’anticipation des périodes creuses : Pendant les saisons basses, il peut être stratégique d’appliquer des tarifs réduits pour attirer des groupes et maximiser le taux d’occupation.
- La fenêtre de réservation : Plus un groupe réserve tôt, plus il peut bénéficier d’un tarif attractif. À l’inverse, les demandes de dernière minute peuvent être tarifées plus cher.
Outils de Revenue Management pour Appliquer le Dynamic Pricing
Pour optimiser le Dynamic Pricing, plusieurs outils spécialisés en Revenue Management sont disponibles et permettent une analyse avancée des données de marché en temps réel :
- EzRMS : Utilise l’intelligence artificielle pour ajuster automatiquement les prix selon la demande et les tendances du marché.
- IDeaS Revenue Solutions : Propose des prévisions avancées basées sur des algorithmes qui analysent les modèles de réservation des groupes et les tendances tarifaires.
- Atomize : Permet un ajustement dynamique des prix en fonction des données concurrentielles et de la demande en temps réel, y compris pour les réservations de groupe.
Il en existe une multitude. Faites votre choix en fonction de votre budget, de vos besoins et de ce qui est disponible dans votre pays…
Le Dynamic Pricing pour les groupes est une stratégie essentielle pour maximiser les revenus en fonction de la demande et des conditions de marché. En s’appuyant sur des outils de Revenue Management et en intégrant des packages à forte valeur ajoutée, les hôteliers peuvent ajuster intelligemment leurs tarifs et capter davantage de clients groupes tout en améliorant leur rentabilité.
RLConseil peut vous accompagner dans la gestion de vos groupes !
Vous souhaitez transformer votre approche et booster vos revenus groupes ? Contactez-nous dès maintenant pour une consultation personnalisée !
2. Segmentation et Personnalisation
Lorsqu’un hôtel reçoit des demandes de groupes, il est essentiel de ne pas appliquer une tarification unique et de segmenter ces groupes en fonction de leur typologie, de leurs besoins spécifiques et de leur comportement d’achat. Cette approche permet de maximiser le chiffre d’affaires tout en optimisant le taux d’occupation.
Allons plus en detail…
Les Types de Groupes et l’Approche Tarifaire adéquate :
Groupes Corporate (Entreprises et Séminaires)
- Caractéristiques : Entreprises organisant des réunions, séminaires, formations ou incentives pour leurs employés.
- Besoins spécifiques : Salles de réunion équipées, Wi-Fi haut débit, pauses café, restauration sur mesure, flexibilité des horaires.
- Approche tarifaire : Tarif plus élevé en raison des services additionnels inclus et d’une demande souvent moins sensible au prix. Possibilité de proposer des packages tout compris (chambre + salle de réunion + restauration).
Groupes Événementiels (Mariages, Anniversaires, Festivals, etc.)
- Caractéristiques : Clients individuels réunis autour d’un événement spécifique (célébration, festival, rassemblement sportif).
- Besoins spécifiques : Chambres proches les unes des autres, check-in et check-out flexibles, options de restauration adaptées, privatisation d’espaces.
- Approche tarifaire : Prix négocié basé sur le volume de chambres réservées, avec des options d’upselling sur les services annexes (décoration, traiteur, spa).
Groupes Touristiques (Tour-opérateurs, Voyages Organisés, Groupes Seniors, etc.)
- Caractéristiques : Groupes voyageant ensemble dans le cadre d’un circuit organisé, souvent avec un budget fixe.
- Besoins spécifiques : Tarifs compétitifs, facilité de réservation, rapidité du check-in/check-out, restauration adaptée (buffet rapide, cuisine internationale).
- Approche tarifaire : Tarif dégressif selon le nombre de chambres réservées, conditions de paiement et d’annulation spécifiques, contrats de partenariat avec les agences de voyages.
Groupes Ad Hoc (Réservations de Dernière Minute, Équipes Sportives, Associations, etc.)
- Caractéristiques : Groupes sans planification, pouvant nécessiter un hébergement urgent (exemple : équipes sportives pour une compétition).
- Besoins spécifiques : Repas spécifiques (sportifs), espaces de réunion, transport, flexibilité des horaires.
- Approche tarifaire : Tarification dynamique en fonction du taux d’occupation, priorité donnée aux périodes creuses, conditions de réservation plus strictes pour limiter les annulations de dernière minute.
Personnalisation des Offres et Expérience Client
Une fois la segmentation établie, il est essentiel d’aller plus loin dans la personnalisation des offres :
Proposer des packages sur mesure : Inclure des services complémentaires adaptés aux besoins du groupe (transfert aéroport, excursions, pauses café, animations…).
Adapter la politique de réservation et d’annulation : Offrir des conditions flexibles aux groupes réguliers et fidélisés, tout en appliquant des règles strictes pour les réservations ad hoc.
Utiliser un pricing différencié : Appliquer des réductions pour les groupes à fort volume ou sur les périodes de basse saison, tout en maximisant le prix sur les périodes de forte demande.
En combinant segmentation précise et personnalisation des offres, un hôtel peut non seulement attirer davantage de groupes mais aussi maximiser son revenu moyen par chambre, tout en offrant une expérience adaptée et mémorable à ses clients.
3. Maximiser les Revenus Annexes
Augmentez la rentabilité des groupes en proposant des services complémentaires adaptés à leurs besoins : petit-déjeuner buffet, accès spa, salles de réunion ou forfaits team-building. Cette stratégie permet non seulement d’améliorer l’expérience client, mais aussi d’optimiser le Revenu Par Client (RevPAC).
Par exemple, Scandic Hotels a réussi à augmenter ses revenus de 20 % en intégrant systématiquement ces offres dans ses propositions pour les groupes.
5. Méthodologie : 5 Étapes pour Fixer le Juste Prix
Analyse Historique et Prévisionnelle
Exploitez les données des années précédentes pour identifier les périodes où les groupes ont généré un RevPAR (Revenu par Chambre Disponible) supérieur à la moyenne.
Formule : RevPAR = Taux d’occupation × Tarif moyen journalier
Segmentation des Groupes
Adaptez vos offres en fonction de la typologie des groupes et appliquez une stratégie de pricing différenciée :
- Groupes affaires : Tarifs premium en semaine si votre hôtel est à dominante business, avec un minimum de nuitées pour maximiser l’occupation.
- Groupes touristiques : Forfaits week-end attractifs avec services inclus (petit-déjeuner, activité locale, excursions guidées).
- Groupes événementiels : Tarification optimisée selon la demande lors de salons et congrès, avec options de surclassement ou prestations VIP.
Intégration des Outils Technologiques
Les solutions technologiques actuelles facilitent l’optimisation des réservations groupes :
🔹 Suivi de la demande en temps réel pour ajuster les prix selon l’occupation prévue.
🔹 Automatisation du calcul du coût de déplacement, permettant d’évaluer si accepter un groupe est rentable par rapport à la demande individuelle.
🔹 Génération de rapports prédictifs, qui signalent lorsqu’un groupe pourrait réduire votre RevPAR de plus de 10 %, afin d’adapter votre stratégie.
Les solutions comme IDeaS, Duetto, Atomize et Pace Revenue vous aident à prendre ces décisions de manière plus fiable et rapide.
Négociation Axée sur la Valeur
Plutôt que d’accorder des réductions excessives, misez sur la valeur perçue en proposant des services complémentaires à forte marge :
✨ Forfait séminaire : Salle de réunion, pauses-café premium, déjeuner d’affaires.
✨ Packages « VIP » : Expérience gastronomique, accès spa, navette aéroport offerte.
✨ Surclassement stratégique : Suite à tarif réduit pour les décideurs du groupe, renforçant ainsi la fidélisation.
Cette approche valorise votre établissement tout en préservant vos marges.
Formation et Collaboration Interdépartementale
L’optimisation des groupes ne repose pas uniquement sur le département commercial. Une coordination efficace entre vos departements est absolument CA-PI-TALE :
✔️ Réception et réservation (éviter la surréservation, ajuster les allotements).
✔️ Revenue management (maximiser le RevPAR avec des stratégies adaptées).
✔️ Restauration et événementiel (offrir des services annexes attractifs).
6. Les Pièges à Éviter
Évitez la Surréservation ou le Surbooking : Accepter trop de groupes risque de dégrader l’expérience client et votre réputation. (avis négatifs sur Google).
Négliger les Coûts Cachés : Un groupe de 50 personnes peut nécessiter 2 serveurs supplémentaires n’oubliez pas d’intégrer ces coûts dans votre pricing.
Ignorer la Concurrence : Surveillez les offres groupes de vos concurrents via des outils comme OTA Insight. Cela peut vous aider à mieux gérer votre politique groupes.
Conclusion :
Faites des Groupes un Pilier de Votre Stratégie Grâce à une Approche Data-Driven
Les groupes ne sont ni une solution de dépannage ni une menace pour votre rentabilité.
Avec une analyse rigoureuse, des outils adaptés, et une tarification stratégique, ils deviennent un atout majeur.
Chez RLconseil, nous accompagnons les hôteliers dans cette transition grâce à des formations sur mesure et un audit personnalisé de leur stratégie groupes.
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